在投標過程中，投標文件的編制要求是既細致又全面，既準確又快捷，對招標文件的理解和響應是不允許出現任何偏差或疏漏，投標文件是評標的主要依據，對投標人中標與否起著極其重要的作用，那么要如何編制出高質量高水準的投標文件呢?
01、建立規范、科學有效的投標信息管理系統。
在標書編制過程當中，我們時常會發現，招標文件里需要設置技術人員、單位業績等諸多限定要求，放眼一看，單位符合要求的人員有多少?業績夠不夠?容易讓人一頭霧水，或許有部分人員經歷的投標比較多，很有經驗，頭腦里能大概記住部分人員和單位業績，但是大多數人是在手忙腳亂地到處碰壁，另外技術人員的身份證、畢業證、職稱證、獲獎證等掃描件，還得挨個打電話催促借用，有時還碰見個別人員出差等不確定因素，工作進展緩慢。
另外在編制單位業績中，需要我們從單位所有的業績中搜獵出符合招標文件的業績，需翻箱倒柜找遍中標通知書、合同、業主證明、單位獲獎等原件進行掃描。這樣的工作方式使人長期處于費時費力的狀態。如何方便、快捷地找到標書內所需的信息，對于編制出高質量的投標文件，建立好規范、科學有效的投標信息庫就顯得尤為重要。
要建立規范、科學有效的投標信息庫，其必須符合組織學理論，符合運籌、管理和統計學。投標信息管理系統作為一個投標所用材料的集合體，必須具備內容的全面性、系統性、及時性和搜索的便捷性，并具有各種證件到期提醒功能，具有更新內容的提示窗口等人性化設計。根據從事編制地鐵、市政道路工程設計標書的經驗，投標信息庫模塊可由標書、人員、單位業績、企業信息、業主信息和行業信息等幾大塊組成。
(1)標書模塊。可按年代、地區、類型分類收集入庫，突出每個標書編制的過程，包含投標準備階段、投標編制階段、投標后階段。
(2)人員模塊。可按專業、職稱、年齡、學歷等收集入庫，并做好個人履歷表，隨時更新個人項目、獲獎信息。
(3)單位業績。可按類型、年代入庫，并將每個項目的中標通知書、合同、業主證明、獲獎證書、項目情況表等信息收集入庫。
(4)企業信息。按單位各種資質證書、財務信息、企業概況、組織機構等入庫。
(5)業主信息。根據地區建立業主人事、機構、辦事指南等信息管理。
(6)行業信息。可按行業分類，收集行業動態、最新技術、同行業兄弟單位參與項目情況及投標情況。
隨著項目的進展，投標信息管理系統內各種信息變化較快，投標信息管理系統要做到安排專人專項保持數據庫內各模塊的內容收集更新工作。這樣編標時能迅速、準確地找到所需的最新資料，提高了編標的快捷性和準確性，同時也提高了標書編制的質量，節省大量的標書編制時間，為其他重點問題提供充裕時間。
02、投標書文檔排版
文檔排版可以說是投標書制作中一步難人的步驟，投標書的排版關系到標書的有用與否，制作標書時，仔細留意每一處細節。
1、商務版與技術版文檔一二三級標題以及正文內容字體保持一致;
2、自動生成目錄;
3、添加文檔頁眉頁腳頁碼;
4、一二三級標題自動編號，手動編輯的話可能會造成目錄中超鏈接的失效，盡量做好自動生成標號。
03、封裝和上傳
1、封裝前掃描標書，上傳電子版;
2、按照標書封裝要求嚴格進行封裝。有需要單獨做封面，不和商務文檔、技術文檔在一起;商務正本封面、商務副本封面、技術正本封面、技術幅本封面、報價正本封面、報價附本封面;投標一覽表：封面 投標一覽表 保證金截圖、U盤封條、檔案外封條;
3、封裝處蓋章簽字、騎縫章。
最后，制作投標書最好能留足時間，不要拖時間完成，留足時間送材料，做好備份等，不要因為小事錯過投標。
04、做好投標總結
投標后，應及時對投標資料進行匯總，把每個人所做的內容都收集放在一起，并標明該工程的主要結構形式、特點及主要施工方案等，以供以后查找資料方便。
想辦法搜集其他投標單位的投標報價資料，對完成的投標全過程情況進行回顧、匯總和深入分析，并作出客觀評價，以便對以后的投標工作產生導向性。通過它，可以全面、系統地了解投標工作的具體情況，正確認識工作中的優缺點 ;可以明確下一步工作的方向，少走彎路，少犯錯誤，提高工作效率。
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